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CHIP triomphe dans des stations de radiodiffusion du monde entier ! OPTI-SERVICE, le système de gestion de personnel de l'agence de radio et de télévision française outre-mer RFO, après avoir été mis en place au siège à Paris et en Guadeloupe est maintenant déployé dans chacune des stations de radiodiffusion des territoires français dans le monde entier.
Le système OPTI-SERVICE couvre la totalité du cycle de travail de RFO : depuis le planning prévisionnel et les estimations, l’emploi du temps détaillé, les calculs de prime et d’heures supplémentaires et la mise à jour du planning.

CHIP triomphe dans des stations de radiodiffusion du monde entier !


CHIP triomphe dans des stations de radiodiffusion du monde entier !

Le système OPTI-SERVICE développé conjointement avec COSYTEC et l'un de ses partenaires est conçu pour affecter automatiquement le personnel requis aux programmes de diffusion, prenant en compte les différentes contraintes d'exploitation et les réglementations applicables du domaine.

La production de programmes de radio et de télévision implique de nombreux équipements très onéreux et de nombreuses personnes correspondant à différents métiers et qualifications telles que des scripts, des cameramen, des électriciens, des ingénieurs du son et un directeur de production, ainsi que des journalistes et des techniciens de post-production. Une programmation d'une semaine peut représenter jusqu'à 1 000 tâches.

La planification du personnel se fait en plusieurs étapes. Partant d'une situation où les besoins totaux dépassent le personnel disponible, le planificateur doit décider soit de faire appel à des extras, soit d’utiliser du personnel à temps partiel ou le personnel permanent en heures supplémentaires. Ensuite, étant donné les tâches à réaliser, les qualifications et la disponibilité des personnels, le planificateur doit construire un emploi du temps complet pour chaque personne, respectant les contraintes d'exploitation et d'autres règles liées à la législation du travail. Une fois publié, l'emploi du temps doit être mis à jour et modifié en fonction d'évènements imprévus (mauvais temps, flashs d'information, occasions inattendues…), tout en respectant les différentes règles et réglementations.


Réseau de radiotélévision française national, RFO dispose d’une couverture mondiale. Ses 8 sites outre-mer diffusent sur 2 stations de télévision et 2 stations de radio. Outre la retransmission de programmes envoyés par d'autres stations nationales, RFO produit également quelque 4 heures quotidiennes de programmes régionaux.
Les stations sont :
le réseau RFO
  • La Réunion, Polynésie Française
  • Guyane, Martinique
  • Nouvelle-Calédonie, St. Pierre & Miquelon
  • Guadeloupe, Mayotte

Intégration du système

Le système est interfacé avec les services de la paye et de la comptabilité.

OPTI-SERVICE System Integration

Sur chaque site, le système optimise la planification de quelque 50 à 60 personnes à temps complet, organisées par métier.

Après avoir calculé le nombre minimum de personnes nécessaires pour gérer la charge de travail, le système construit un planning qui respecte la réglementation du travail, équilibre le travail entre les personnels et optimise leurs affectations.

Au final, en comparant les prévisions et les heures effectivement travaillées, le système calcule le bonus et les heures supplémentaires du personnel et en informe le service de la paye. La comptabilité reçoit également des informations sur le temps réellement passé sur chaque tâche : ces informations seront utilisées pour affiner les estimations en besoins de ressources. A terme, RFO pourra programmer ces activités de façon très précise.


Éditeur de règles

L'une des fonctions innovantes d'OPTI-SERVICE est la possibilité pour l'utilisateur de créer et de modifier des règles utilisées pour calculer les heures supplémentaires et les bonus. Modifiées à la suite de réunions avec les syndicats, les règles sont mises à jour au siège puis la base de règles modifiée est envoyée à chaque station pour application.

L'éditeur de règles est totalement graphique. Lorsque l'utilisateur clique sur une structure, toutes les extensions possibles (feuilles ou sous arborescences) sont affichées sur un panneau latéral. Lorsqu'un choix est fait, la règle affichée est mise à jour. Bien sûr, il est également possible d'annuler les choix au niveau de l'arbre sélectionné.

L'éditeur offre également un haut niveau de flexibilité dans la mesure où il est basé sur des règles de grammaire formelles. Ces règles de grammaire peuvent elles-mêmes être modifiées via un éditeur de texte pour correspondre à la sémantique du domaine d'application.


Impact sur le processus de planification

Selon M. Collignon, à la tête du département informatique de RFO, l'utilisateur planificateur a maintenant un système d'aide à la décision capable de proposer de façon automatisée et rapide un plan initial respectant les règles des syndicats de radio et de télévision. Les utilisateurs peuvent prendre des décisions collaboratives et modifier le plan graphiquement.

“L'outil de planification est complet, couvrant tous les besoins de production initiaux jusqu'à l’attribution de bonus et d'heures supplémentaires”, ajoute Mr. Collignon.


Impact sur l'activité de RFO

  1. Améliorations organisationnelles: le système est capable de fédérer les acteurs dans chaque département et d'intégrer toutes les activités de chaque station
  2. Pratiques de planification uniformes: quelle que soit l'énorme dispersion géographique, toutes les stations appliquent les mêmes méthodes et règles
  3. Réactivité: les utilisateurs peuvent suivre l'évolution du plan au jour le jour et mieux réagir aux événements imprévus
  4. Respect des contraintes légales et conventionnelles: le personnel est assuré du respect de ces contraintes et bénéficie par conséquent des avancées sociales.
Auteur:
David Kajman
RFO Paris
RFO

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