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Gymnaste: un progiciel de planification des infirmières en CHIP GYMNASTE est un progiciel résultant de la collaboration de COSYTEC avec l'université Joseph Fourier (de Grenoble) et la société PRAXIM. Conçu et construit avec CHIP V5, la technologie de programmation de contraintes de seconde génération de COSYTEC, il est déjà utilisé à l'hôpital de BLIGNY, au sud de Paris.
GYMNASTE est un progiciel complet capable de construire automatiquement des emplois du temps pour les infirmières avec des fonctions de reporting pour interface avec les services de la paye et des ressources humaines.

Le service de la santé publique en France est composé de quelque 40 000 unités de soins, regroupées en hôpitaux, polycliniques ou laboratoires. Chaque unité comprend de 10 à 60 personnes de niveaux de compétence variés et opère généralement 24 heures sur 24, 365 jours par an. Les coûts en personnel se montent à 70% des coûts d'exploitation d'un hôpital. L'absentéisme est généralement d'environ 12% aujourd'hui en France.

Une unité de soins typique est sous la responsabilité d'une infirmière en chef qui construit le tableau de service pour les infirmières, les aides-soignantes, le personnel d'entretien et les serveuses. Cette tâche fastidieuse d’élaboration des prévisions mensuelles qui doit respecter les règles et réglementations, gérer les changements de dernière minute telles que les absences pour maladie ou les souhaits individuels et le rapport à l'administration de l'hôpital, prend jusqu'à 40% du temps de l’infirmière en chef. GYMNASTE est conçu pour automatiser cette tâche.


Gymnaste: un progiciel de planification des infirmières en CHIP

Tableau de service des infirmières

La création de l'emploi du temps des infirmières consiste à affecter des périodes de travail et de repos aux infirmières pour chaque jour de l'horizon de planification afin de tenir compte de besoins spécifiques par niveau de compétence, par période de travail et par jour. Bien sûr, la législation du travail et les conventions collectives doivent être prises en compte, ainsi que les souhaits individuels.

Depuis plusieurs décennies maintenant, ce problème a fait l’objet de nombreux écrits. De nombreuses méthodes ont été étudiées, y compris la programmation linéaire, la programmation dynamique, etc. Cependant, aucune application unique n'a été utilisée dans plus de quelques hôpitaux et aucun produit prêt à l’emploi n'a été mis sur le marché.

Cette situation est principalement due à la nature contradictoire du problème: il n'existe probablement pas de solution satisfaisant toutes les contraintes et préférences applicables. Cependant, des enquêtes révèlent que les souhaits individuels sont souvent considérés comme plus importants que les contraintes légales!


GYMNASTE: la fin des maux de tête!

GYMNASTE est un progiciel basé sur les contraintes globales CHIP destiné à automatiser l’élaboration d'un emploi du temps formulé en tant que problème combinatoire discret.

GYMNASTE permet aux infirmières en chef de paramétrer les contraintes représentant des règles de travail et/ou des préférences personnelles. La flexibilité de l'outil autorise la construction de prévisions mensuelles et la modification d'emplois du temps partiels afin de réagir à des incidents journaliers. L'infirmière en chef peut négocier avec le personnel de façon interactive en construisant un emploi du temps globalement satisfaisant. Cet aspect a souvent été négligé dans les précédentes approches.


Gymnaste: un progiciel de planification des infirmières en CHIP

Les contraintes gérées par GYMNASTE

Le système de résolution de GYMNASTE affecte à chaque personne, pour chaque jour de l'horizon de planification, des périodes ou équipes de travail (matin, soir, nuit, etc. définies par l'utilisateur).

GYMNASTE rend disponible plusieurs familles de contraintes génériques qui peuvent être utilisées pour exprimer différentes réglementations et lois relatives au travail. Les utilisateurs paramètrent les instances en fonction de leur contexte spécifique. Les préférences individuelles peuvent être exprimées soit positivement, soit négativement. Le personnel peut exprimer des préférences pour des équipes données, sur des jours donnés.

Certaines familles de contraintes sont: les contraintes de transition entre les affectations qui excluent par exemple une équipe du matin à la suite d'une équipe de nuit. La contrainte de composition permet aux chefs de service et aux internes de travailler ensemble sur un nombre donné de périodes par mois. Les contraintes de distribution limitent le nombre de périodes affectées consécutivement à un employé.

Le logiciel distingue le personnel à temps complet et le personnel à temps partiel et gère les pauses repas. Il tient également à jour des compteurs définis par l'utilisateur pour assurer l'égalité du traitement (par exemple nombre de périodes travaillées jusqu'à présent).


GYMNASTE: un progiciel du commerce

Disponible en tant qu'application autonome ou intégré à un système serveur de réseau, GYMNASTE peut être associé aux systèmes de gestion de personnel prévoyant les emplois du temps pour le mois suivant. Il prend comme entrées les besoins quotidiens des différentes catégories de personnel. En sortie, les affectations individuelles de chaque personne sont fournies pour répondre aux besoins tout en respectant les contraintes données sur un horizon de plusieurs semaines.

Avec les données pour le mois en cours issues des pointeuses ou entrées via l'interface utilisateur, GYMNASTE peut être utilisé pour réagir aux absences en faisant des modifications immédiates ou en replanifiant. Des groupes d'affectation peuvent être verrouillés et d'autres libérés ou instanciés manuellement pour replanification subséquente par GYMNASTE.

Enfin, des statistiques pour le mois passé peuvent être consolidées et exportées vers les services de la paye et des ressources humaines.

La même application peut être utilisée par différentes catégories de personnel: le logiciel accorde différents droits d'accès selon différents profils utilisateurs, tels que paramétrés par l'administrateur.

L'interface graphique de GYMNASTE est interactive et conviviale. Elle est spécialement conçue pour les utilisateurs occasionnels.


Les trois avantages de GYMNASTE

GYMNASTE offre des avantages directement perçus par l'administration de l'hôpital, l'infirmière en chef ainsi que le personnel.

  • L'avantage pour l'administration de l'hôpital est l'informatisation des emplois du temps, autorisant un feed-back rapide et économique à partir de toutes les unités de soins réparties sur une vaste zone et une meilleure gestion des ressources disponibles pour gérer les problèmes imprévus. Sans réentrer les données, le service de paye peut obtenir les temps de travail détaillés et le responsable du personnel peut maintenir des enregistrements précis.
  • Chaque employé de l'équipe verra un avantage dans le déploiement du logiciel: au lieu d'être considéré comme trop compliquées ou prenant trop de temps, les préférences individuelles seront prises en compte efficacement par l'infirmière en chef. Un traitement égal peut être imposé dans la mesure où GYMNASTE garde la trace des chiffres d'affectation principaux ainsi que d'un ensemble de compteurs paramétrés par l'utilisateur.
  • L'activité professionnelle des infirmières a une lourde influence sur leur vie de famille. En faisant de la création des emplois du temps un processus transparent (grâce à des compteurs annuels) et en autorisant l'expression des préférences personnelles, GYMNASTE contribue à la satisfaction des employés ce qui permet d’aboutir à une réduction de l’absentéisme et à une meilleure productivité. L'hôpital peut par conséquent réduire ses coûts d'embauche en personnel complémentaires, tout en améliorant la qualité du service.

GYMNASTE au centre médical et chirurgical de Bligny

GYMNASTE a été installé et est en utilisation régulière au Centre Médical et Chirurgical de Bligny depuis l'automne 1997. Situé au sud de Paris, il est installé dans 11 bureaux, utilisant des postes clients connectés à des serveurs Windows NT.

Auteurs: G. Weil (UJF), K. Heus (PRAXIM), P. Chan (COSYTEC)


GYMNASTE
le résultat d'un partenariat performant entre

COSYTEC
PRAXIM Université Joseph Fourier

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